Excel工作表编辑与管理

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1．选取单元格、单元格区域、行和列
在Excel 2010中选取单元格和单元格区域、行和列的方法如下：
2．输入数据
选择单元格或区域即可输入数据，数据输入结束后按 Enter 键或单击编辑栏中的“输入”按钮确认；如果按Esc键或单击编辑栏中的“取消”按钮，便可取消本次输入。
在工作表中可以输入两种类型的数据：常量和公式。常量是指没有以“=”开始的单元格数据，包括文字、数字、时间和日期等；公式是以“=”开始，它可以是一个常量、单元格引用、名字或操作符序列，并可从现有的值产生结果。
Excel 2010对输入的数据会自动区分类型，一般采取默认格式。下面介绍几种常用数据的输入。
（1）输入文本
文本包括汉字、英文字母、数字、空格及所有键盘能输入的符号。默认文本在单元格中左对齐。文本输入超出单元格的宽度，将扩展到右列，若右列有内容，将被截断显示。
（2）输入数值
数值类型的数据中只包括0~9 、+（正号）、-（负号）、E、e、%、小数点（.）和千分位（，）、圆括号、分数号（/）、货币符号（￥或$），默认数值在单元格中右对齐。若数值输入超长，以科学记数法显示，实际保存在单元格中的数值保留11位有效数字，如果要输入并显示多于11位的数字，可以使用内置的科学记数格式（即指数格式）或自定义的数字格式；若小数输入超出设定的位数，将从超出位四舍五入显示。当单元格中显示一串“#”字符时，则表示列宽不够显示此数字，可适当调整列宽以正确显示。
无论显示的数字的位数如何，Excel 2010都只保留15位数字精度。如果数字长度超出了15位，Excel 2010则会将多余的数字位转换为零（0）。
（3）输入日期和时间
当在单元格中输入日期和时间时，系统自动识别日期格式为“yy/mm/dd”和“yy-mm-dd”、时间格式为“hh:mm（am/pm）”。注意，am/pm和前面的时间之间有一空格，若不按此格式输入，Excel 2010将视为文本格式；正确输入后，日期和时间数据将右对齐。
（4）自动填充数据
在利用Excel 2010进行数据处理时，有时需要输入大量有规律的数据，如等差数列、等比数列、自定义数列等。
①填充相同的数字型或不具有增减可能的文字型数据
当需要在同一行或同一列上输入一组相同的数据时，只需要在第一个单元格中输入该数据后，单击该单元格，用鼠标对准该单元格的右下角，使光标变成一个“ ”字形（称为“填充柄”），拖动填充柄经过待填充区域，即可向其他单元格中填充相同数据。
②填充日期时间型及具有增减可能的文字型数据
操作方法同①，只是在拖动填充柄的同时要按住Ctrl键。
③填充一组规律性变化的数据
如果需要产生一组规律性变化的数据序列（如等差数列或者等比数列），可在“开始”选项卡上的“编辑”组中，通过“填充”命令的下拉菜单中的相应命令来完成。
④自定义序列
虽然Excel 2010自身带有一些填充序列，但在实际应用中，有时会发现Excel 2010提供的序列不能完全满足实际需要，这时可以通过工作表中的现有数据项或自己输入一些新的数据项来创建自定义序列。

• 利用现有数据创建自定义序列
  

如果已经输入了将要用作填充序列的数据，则可以先选定工作表中相应的数据区域，然后单击“文件”选项卡中的“选项”命令，打开“Excel选项”对话框，如图1所示。在该对话框中，单击“高级”，将右侧的滚动条拖到最下边，单击“编辑自定义列表”按钮，打开“自定义序列”对话框，单击“导入”按钮，即可使用选定的数据添加到“自定义序列”列表框中，如图5-2-4所示。

图1“编辑自定义列表”按钮

图2 “自定义序列”对话框

⑤利用临时输入方式创建自定义序列
如果要输入新的序列列表，则需要先选择图2中“自定义序列”列表框中的“新序列”选项，然后在“输入序列”编辑框中，从第一个序列元素开始输入新的序列。在输入每个元素后，按回车键。整个序列输入完毕后，单击“添加”按钮。

• 编辑自定义序列
  

在图2中的“自定义序列”列表框中，单击需要修改的序列，该序列的元素就会出现在“输入序列”编辑框中，修改相应的元素后，单击“添加”按钮。

• 删除自定义序列
  

在图2中的“自定义序列”列表框中，单击要删除的序列，然后单击“删除”按钮。
（5）数据有效性设置
在Excel 2010中，单元格默认的有效数据为任何数值。使用数据有效性功能，可以预先设置一个或某些单元格所允许输入的数据类型和范围，设置输入提示信息和输入错误提示信息。
数据有效性的设置方法可按以下步骤进行操作：
①选择要设置数据有效性的单元格或单元格区域。。
②单击菜单栏“数据”选项卡中的“有效性”命令，在“功能区”中单击“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，如图3所示。

图3 “数据有效性”对话框

③在“设置”选项卡中设置有效性条件。
④在“输入信息”选项卡中，设置选定单元格显示的输入信息。
⑤在“出错警告”选项卡中，设置在输入有误的情况下显示的出错警告。
⑥在“输入法模式”选项卡中，设置所需的输入法模式，由于单元格中只输入数值，不必进行文字输入，因此可选择模式为“关闭”。
⑦单击“确定”按钮，即可完成单元格或单元格区域的数据有效性设置。
当对设置有效性的单元格进行操作时，会出现相应的提示。如果输入错误时会出现警告对话框。
在“数据有效性”对话框中单击左下角的“全部清除”按钮，然后“确定”即可清除数据有效性设置。
（6）记忆式键入
如果在单元格中输入的起始字符与该列已有的录入项相符，则可以自动填写其余的字符，但只能自动完成包含文字的录入项，或包含文字与数字的录入项，即录入项中只能包含数字和没有格式的日期或时间。如果接受建议的录入项，则按回车键；如果不想采用自动提供的字符，则继续输入。
3．编辑单元格数据
要编辑单元格中的部分数据，可以使用编辑栏或直接在单元格中进行修改。
如果要清除单元格中的格式、内容、批注，只要选定欲删除数据的单元格区域，然后选择“开始”选项卡“单元格”组中“清除”按钮，在弹出下拉菜单中选择“清除内容”命令即可。
4．移动与复制单元格数据
使用剪贴板可非常方便地实现单元格数据的移动和复制，具体操作步骤如下：
①择要被复制或移动的单元格区域。
②若是复制，单击菜单栏“开始”选项卡中“剪切板”中的“复制”图标；若是移动，单击菜单栏“开始”选项卡中“剪切板”中“剪切”图标。
③选择复制或移动到目的单元格区域。
④单击菜单栏“开始”选项卡中“剪切板”中的“粘贴”图标，即可实现移动或复制。
复制单元格数据时，可以只复制单元格的格式、批注等内容。对此只需在粘贴操作时在弹出的快捷菜单中单击“选择性粘贴…”命令，显示“选择性粘贴”对话框，然后在粘贴选项组中选择一种粘贴方式。
5．选定工作表
工作簿由多张工作表组成，有时为了同时对多张工作表操作，就需要同时选取多张工作表。按住Ctrl 键，用鼠标单击工作表标签即选取多张不连续的工作表；用鼠标单击第一个工作表，按住Shift键，再单击最后一个工作表标签，即可选取连续的多张工作表。多个选中的工作表组成了一个工作组，在标题栏会出现“工作组”字样，如图4所示。选取工作组后，在一个表中输入数据，会同时输入到其他组员的工作表中。

图4 选定多个工作表组成“工作组”

6．工作表重命名
选择要更名工作表，单击“开始”选项卡“单元格”组中“格式”按钮，在下拉列表中选择“重命名工作表”命令，在标签处出现反色显示，直接输入新工作表名。
7．插入工作表
要在当前工作簿中插入新工作表，操作步骤如下：
①选定一个或多个工作表。
②单击“开始”选项卡“单元格”组中“单元格”下方箭头，在弹出下拉菜单中选择“插入工作表”命令。
8．删除工作表
①选择需要删除的工作表。
②单击“开始”选项卡“单元格”组中“删除”下方箭头，在弹出下拉菜单中选择“删除工作表”命令。
9．移动或复制工作表
①首先选择要复制工作表。
②单击“开始”选项卡“单元格”组中“格式”下方箭头，在弹出菜单中选择“移动或复制…”命令，出现“移动或复制工作表”对话框。如图5-2-7所示。
③在图5所示对话框的工作簿下拉列表中选择目标工作簿（同一工作簿则不进行选择），然后选定在哪个工作表之前。
④若要移动工作表，直接单击“确定”按钮；若要复制工作表，还应选择“建立副本”复选框，再单击“确定”按钮。
同一个工作簿中的工作表不能重名，若因为移动或复制要造成重名时，新的工作表将自动改名。

图5 移动和复制工作表

10．插入与删除单元格
（1）若想要在工作表中插入单元格或单元格区域，可按以下步骤进行操作：
①单击某行（列）单元格。
②单击“开始”选项卡“单元格”组中“插入”按钮，在下拉列表中选择插入“单元格”，弹出“插入”对话框。
③在该对话框中选择插入方式。
④单击“确定”按钮，可插入一个单元格或一行（列）。
（2）若想删除单元格，可按以下步骤进行：
①单击某行（列）的任一单元格。
②单击“开始”选项卡“单元格”组中“删除”按钮，在下拉列表中选择“单元格”命令，弹出“弹出”对话框。
③在对话框中选择删除方式，单击“确定”按钮，可删除该单元格或其所在的一行（列）。
11．隐藏工作表和显示隐藏的工作表
在工作簿中选定需要隐藏的工作表，在“开始”选项卡上的“单元格”组中，单击“格式”下方箭头，在其下拉菜单中选择“隐藏和取消隐藏”命令，再在其级联菜单中选择“隐藏工作表”命令，即可隐藏该工作表，如图6所示。如果要显示被隐藏的工作表，则在“隐藏和取消隐藏”的级联菜单中选择“取消隐藏工作表”命令，即可重新显示该工作表。

图6 隐藏工作表和显示隐藏的工作表

12．隐藏工作簿和显示隐藏的工作簿
打开需要隐藏的工作簿，在“视图”选项卡上的“窗口”组中，单击“隐藏”，即可隐藏该工作簿。如果要显示被隐藏的工作簿，则在“视图”选项卡上的“窗口”组中，单击“取消隐藏”命令。
13．工作表拆分与还原
为在同一窗口中同时查看工作表的不同部分，可将工作表拆分成多个窗格，具体方法如下：
鼠标选择工作表中要拆分窗口位置的单元格，然后选择“视图”选项卡“窗口”组中的“拆分”命令，窗口中出现水平和垂直分割线将工作表分割为4个窗口。鼠标指向分割线，鼠标指针变为分割指针 或 后，按下鼠标左键可左右或上下拖动分割线，可改变拆分窗口的大小。拖动垂直和水平滚动条可在4个窗口中显示工作表的4个不同位置的内容。
如果要撤销窗口拆分，则再次单击“拆分”命令即可还原成一个窗口。
14．隐藏、恢复和锁定行（列）
（1）隐藏、恢复行或列
选定需要隐藏的行或列；在“开始”选项卡上的“单元格”组中，单击“格式”，在其下拉菜单中选择“隐藏和取消隐藏”命令，再在其级联菜单中选择“隐藏行”或“隐藏列”命令，即可隐藏选中的行或列。如果要显示被隐藏的行，则再在其级联菜单中选择“取消隐藏行”或“取消隐藏列”命令，即可显示被隐藏的行或列。
（2）行或列的锁定（冻结）
为了在滚动工作表时保持行或列标志数据可见，可以“冻结”顶部的一些行和（或）左边的一些列，操作方法如下：
如果要在窗口顶部生成水平冻结窗格，则选定待拆分处下边一行；如果要在窗口左侧生成垂直冻结窗格，则选定待拆分处右边一列；如果要同时生成顶部和左侧冻结的窗格，则单击待拆分处右下方的单元格。然后，在“视图”选项卡上的“窗口”组中，单击“冻结窗格”命令，在其下拉菜单中单击“冻结拆分窗格”。如果要冻结首行或首列，则在“视图”选项卡上的“窗口”组中，单击“冻结窗格”命令，在其下拉菜单中单击“冻结首行”或“冻结首列”。
如果要撤销冻结，则在“视图”选项卡上的“窗口”组中，单击“冻结窗格”命令，在其下拉菜单中单击“取消冻结窗格”即可。