excel 电子表格数据清单的建立与编辑

admin

Excel具有一定的数据管理与分析功能，它通过数据清单来实现数据的管理工作。
1．建立数据清单的准则
数据清单就是工作表中的数据表格，一个Excel的数据清单应具有以下特征：
①每张工作表仅使用一个数据清单：避免在一张工作表上建立多个数据清单，这是因为某些清单管理功能如筛选等，一次只能在一个数据清单中使用。
②将关键数据置于数据清单的顶部或底部：避免将关键数据放到数据清单的左右两侧，这是因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。
③显示行和列：在修改数据清单之前，要确保隐藏的行或列已经被显示。如果数据清单中的行和列未被显示，数据有可能会被删除。
④使用带格式的列标题：要在清单的第一行中创建列标题。Excel 2010将使用列标题创建报告，并查找和组织数据。在输入列标题之前，要将单元格设置为文本格式。
⑤避免空行和空列：避免在数据清单中放置空行和空列，这将有利于Excel 2010检测和选定数据清单。
⑥不要在前面或后面输入空格：单元格开头和末尾的多余空格会影响排序与搜索，但可以使用缩进单元格内文本的方法来代替输入空格。
2．添加“记录单”功能
在默认情况下，Excel 2010不显示“记录单”功能。因此，可以将“记录单”功能添加到“快速启动工具栏”中，操作步骤如下：
①单击“快速启动工具栏”右侧的下拉箭头，在弹出“自定义快速访问工具栏”快捷菜单中单击“其他命令”，打开“Excel选项”对话框，如图1所示。
②单击左侧的“快速访问工具栏”，然后在右侧的“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择“不在功能区中的命令”。
③在下面的列表框中选择“记录单”命令，单击“添加”按钮，最后单击“确定”按钮。这样，在Excel 2010窗口的“快速启动工具栏”中就可以使用“记录单”功能了。

图1 添加“记录单”

3．建立数据清单
可以利用数据清单添加记录、编辑记录、删除记录和查找记录，操作步骤如下：
①选定要作为数据清单管理的区域A2∶G7，如图2所示。

图2 选择数据区域图

图3“记录单”对话框

②单击“快速启动工具栏”中的“记录单”命令，显示如图3所示的“记录单”对话框。
③在对话框中可进行修改、新建、删除、查询数据操作。